Ein Mitglied der Gruppe fungiert als Moderator, der die Struktur der Treffen organisiert und die Diskussion leitet. Die Gruppe sucht sich ihre Fragestellungen selbst. Die Themen können sehr vielschichtig sein: anhand von Patientenfällen können Behandlungen bewertet oder Alternativen entwickelt werden. Praxisabläufe, Praxisstrukturen, Materialien, Mitarbeiterkonflikte oder die Zusammenarbeit mit dem Dentallabor werden besprochen. Neue Richtlinien, seien sie fachlich oder administrativ, können erörtert werden. Im Gespräch werden Besonderheiten herausgearbeitet und Routinen hinterfragt. Das professionelle Wissen jedes einzelnen Mitglieds fließt in die Diskussion ein und ermöglicht das Erkennen der eigenen Expertenschaft. Gleichzeitig muss jede/r Einzelne die Expertise der/des Anderen akzeptieren. Erfahrungswissen kann transparent und objektivierbar gemacht werden.
Um diese Gruppendynamik zu entwickeln, bedarf es eines ausgeprägten Vertrauensverhältnisses der Kollegen*innen untereinander, zu starker Konkurrenzdruck wäre hier kontraproduktiv. Nur auf der Basis von stabilem Vertrauen kann die Gruppe als ein geschützter Raum wahrgenommen werden; ein Raum, in dem ehrliche und offene Diskussionen stattfinden. Wissenschaft und klassische Fortbildung sind wichtig; Qualitätszirkel setzten sich von diesen durch den Praxisbezug, den interkollegialen Rahmen und die Kontinuität ab.
Qualitätszirkel sind mittlerweile gut untersucht und haben sich als Werkzeug des Qualitätsmanagements bewährt. Durch den interkollegialen Austausch kommt es zur Verbesserung der Struktur- und Prozessqualität in den Praxen. Zum Schluss soll die Wissenschaft zu Wort kommen:
„…Der Lerneffekt des Qualitätszirkels ergibt sich daraus, dass durch die verschiedenen eingebrachten Sichtweisen, Vorgehensweisen, Behandlungsmuster usw. der einzelnen Mitglieder synergetische Effekte entstehen, die wiederum bei den Einzelnen neue Sichtweisen, Vorgehensweisen, Behandlungsmuster usw. anstoßen können.“ (Michaelis, W 1998).